Een akte van overlijden, en dan? Een gids door de eerste digitale stappen

Na een overlijden komt er een stapel praktische dingen op u af. De bank, de verzekering, opzeggingen, abonnementen, de uitvaart. De digitale kant blijft vaak liggen, logisch, want het is minder zichtbaar. Maar er komt een moment, meestal weken of maanden later, dat u denkt: en al die accounts dan?

In deze gids schetsen we wat er allemaal achter die ene vraag schuilgaat. Niet als doe-het-zelfhandleiding, daarvoor is dit onderwerp te onoverzichtelijk en de inzet te groot, maar als realistisch beeld van wat er bij komt kijken, zodat u weet wat u kunt verwachten.

De digitale nalatenschap is groter dan u denkt

Wat we steevast horen tijdens een intake: families schatten vooraf in dat het om ‘een stuk of vijf’ accounts gaat. Het worden er bijna altijd meer. Een gemiddelde Nederlandse volwassene heeft tussen de 40 en 90 online accounts. Het meeste daarvan is onzichtbaar omdat het ‘slapend’ is: oude webshops, fora, nieuwsbrieven, abonnementsdiensten die ooit zijn afgesloten en stilletjes doorlopen.

Bij overlijden komt daar een extra laag bij: gegevens die mogelijk waardevol zijn voor de erfgenamen (foto's, documenten in cloudopslag, digitale aankopen), gegevens die juist privé moeten blijven (chatgeschiedenissen, mails), en gegevens die financiële gevolgen hebben (abonnementen, beleggingen, crypto). Die drie sporen vragen elk om een ander soort omgang.

Eén document is bijna altijd de sleutel

Bijna alle grote platformen vragen om hetzelfde basisdocument: een akte van overlijden, afgegeven door de gemeente. Vraag er bij de aangifte meteen een aantal extra exemplaren bij, u heeft er voor de bank en verzekering toch al een paar nodig, en het bespaart later een rit terug. Voor sommige procedures komt daar een verklaring van erfrecht bij, en bij internationale platformen soms een beëdigde Engelse vertaling. Welk platform precies wat vraagt, verandert van jaar tot jaar; één van de redenen waarom dit werk slecht in een vast lijstje is te vatten.

Waarom inloggen verleidelijk is, en waarom u het beter niet doet

Veel nabestaanden denken: als ik nu eerst inlog op zijn mail, dan kan ik daarvandaan alles regelen. Begrijpelijk, en in technische zin werkt dat ook. Maar het is juridisch wankel en praktisch riskant.

Inloggen op het account van een overledene zonder daartoe expliciet gemachtigd te zijn, is in Nederland een grijs gebied. Het kan andere procedures complicieren (denk aan mede-erfgenamen die zich later overvallen voelen door wat u uit de mailbox heeft gehaald), en het zet uw eigen positie onnodig op scherp. Bovendien geeft het u toegang tot persoonlijke berichten die u misschien helemaal niet wilt lezen, en die uw beeld van uw dierbare kunnen kleuren op een manier waar u niet meer terug kunt.

De officiële weg is langer, maar respecteert de privacy van uw dierbare en houdt uw eigen handen schoon. Voor de meeste families is dat, achteraf gezien, de belangrijkste reden om het zo te doen.

Waarom dit werk zwaarder is dan het lijkt

Nabestaanden die het zelf oppakken, lopen meestal niet vast op één groot obstakel. Het is de optelsom: elk platform heeft een eigen formulier, een eigen toon, een eigen volgsysteem. Sommige sturen bevestigingen; andere doen het stilletjes. Sommige reageren binnen een week; andere blijven maanden stil. En tussendoor komt er, omdat dit nooit echt af is, telkens weer een mail van een vergeten dienst: uw abonnement is verlengd.

Bovendien valt dit werk meestal in een periode waarin de energie er sowieso al niet is. Het is geen kwestie van niet kunnen, het is een kwestie van niet willen, en dat is volkomen redelijk.

Wat u van ons mag verwachten

Veel families komen bij ons omdat ze niet weten waar te beginnen, of omdat ze er, heel begrijpelijk, geen energie voor hebben. Dan nemen wij het over. U levert eenmalig de documenten aan, wij maken een inventarisatie van wat er staat, dienen alle verzoeken in, volgen ze op, controleren of het ook echt gebeurd is en sturen u per platform het bewijs.

U houdt het overzicht zonder de uitvoering. En als er onderweg iets ingewikkelder wordt, een platform dat niet reageert, een document dat opnieuw moet, dan is dat ons probleem, niet het uwe.